签约流程自动化后，这家私域公司售前没人了

企业降本增效，数字化成为了每家企业的一大关键选择。而在数字化过程中，也会遇到一些难题，在做合同这件事上，可以称之为甜蜜的负担，时不时会出现一些幺蛾子。那么如何实现合同管理，签约流程自动化？

不知道该说是自爆内部数字化缺陷，还是某种程度的凡尔赛。这段时间鲸奇售前最大的问题，变成了签合同……

要说不说，做合同真是个甜蜜的负担。都走到这一步了，离关单也就近在咫尺，但还是会时不时出现一些幺蛾子，导致客户、销售、财务、技术等各方体验都不是那么好，协作更是靠喊。

下面的问题你遇到几个？

–合同中需客户填写的内容，往往不是一次性能给全的，因为涉及到财务开票信息，业务对接人不一定知道…

–销售每次做合同，都是复制粘贴，有时候某处漏了忘改，被客户发现指出，尴尬地抠地…

–改合同不小心改了格式，粗体/分页/换行，打乱了之前的模板，空白的地方不占位，被审核的同事打回…

–合同回款后，需要开通系统。由于产品模块化能力较高，版本也比较多，后台开通配置项就很细。销售和技术信息同步不清楚，很容易出现开通的账号能力误差，于是客户吐槽内部沟通…

–客户的开票信息，财务需要找到合同，一家家复制出来…

–销售在月底还要单独将成交回款客户信息录入财务应用，财务需要计算销售业绩和公司运营数据，手动的…

以上，反正我们都遇到了。

作为一家倡导营销自动化、无人私域的公司，内部数字化协同就这？？那肯定说不过去，必须得跟对外SOP一样解放人力，自动串起流程吧。

分析下来，解决这些问题的核心在于规范合同模板，以及规范信息输入流程，用工作流将前后环节串起来，将标准的输出数据同步给相关各方。而低代码平台是解决此类工作流、数据流的绝佳工具，很有意思。后面我会再分享一些其他场景的应用案例。

那具体到这里的合同管理，要怎么做呢？

01 拆合同要素

找到合同审核人员，拿到现在最标准的合同模板。没有？那怎么标准化，拉着一起做出来！然后仔细拆出需要填写的每个信息：

• 哪些是客户填的，哪些是销售填写的；
• 哪些是不用变的，哪些是需要根据前面的选项影响后面选项的。例如产品服务版本不同，要填写的内容也不同，这就需要梳理出每一个版本下的字段逻辑；
• 哪些是不同阶段需要填写的信息，例如回款前后；
• ……

这些就是合同表需要录入的信息，再根据不同字段的业务逻辑进行表单排布。我们梳理出来，2种模板，7个版本，所有交叉逻辑加起来，不多不少刚好100个字段。

02 做选择填空

这里分为两部分，一块是需要客户填写的信息，如甲方项目人、以及甲方公司开票信息等；另一块是需要内部销售填写的，如合同信息，系统版本能力配置，以及附表信息等。

需要客户填写的：直接通过外部表单来收集，客户一次性填写并提交即可。

提交后，自动在企微群中通知对应顾问去完善该客户的合同。

需要销售顾问填写的：客户提交的合同信息会生成一条新的数据，销售在合同管理应用中点开后，即可编辑这份合同的其他信息。

其中客户的信息已经填好，只需要填写剩余产品服务和其他附表信息，这些都是格式化好的选择或者填空题。

各个项目费用自动加总，得到最终合同价格。

03 选打印模板

不同产品线，合同可能大同小异，但也会有格式、附表等的调整，这个时候就不能用一份合同模板了，需要根据不同的合同版本，启用不同模板。例如我们，有企微和个微2个系统版本的合同，所以根据不同服务版本选项，会启用不同的打印按钮。

点击打印后，合同自动生成，支持在线预览并下载。

04 一键通知相关方

当合同回款并填完相应信息后，自动启动右上方通知按钮，可一键通知技术开通系统，以及通知财务开票。

于是在内部企微群里，会看到这样的通知：

05 自动生成报表

有了准确及时的基础数据，财务需要的运营报表就是很简单的事，可以按照签约时间阶段和顾问人员进行数据筛选。（以下为测试数据）

好了，说了这么多，你可能以为我在强调自动化提高效率，但这并不重要，更重要的是，规范后的流程它基本不会出错。

签约更多的是一个法务合规的过程，是一个信息在多个角色之间同步且不能出错的过程。

销售顾问需要拉齐外部客户那边一堆人、内部项目经理、财务、法务、技术之间的信息。而无论是私聊，还是在内外部群里各种翻飞同步信息，很可能犯错和遗漏，损害到体验。

现在这个应用，只需要2个人：客户填他们的信息，销售顾问填剩余合同和系统信息，其他所有都流程化自动化。

这意味着什么？意味着不会让客户、让每个环节的人觉得，怎么这么乱？？

这就是所有人的体验问题。但凡因为传统的工作模式出一次错，吵一次架，造成一笔损失，被客户diss一次，你就知道我在说什么。

因此这个应用的价值绝不在于提效率，而是在于避免出错、提升内外部相关方体验，以及提升自己公司的数字化资产的完整度和流程顺畅度。

写在后面

这是一次解决实际痛点的复盘，但这种解决问题的产品形态，更值得聊聊。推荐最近看的2篇讲SaaS的文章：

• 明道云创始人任总的：《事已至此，你并无选择》
• 鲸奇CEO春阳的：《鲸奇将停止新功能开发》

在现在的SaaS行业，不拿融资，自己能造血的有多少呢。大包大揽的产品，会陷入泥潭，把一个点打透做深，已是不易。就像我们所有的产品、服务都围绕“私域内容”这个点来做。其他部分，就引入合作伙伴做能力拓展，比如低代码。现在公司内部的数字化底座，就用的这个玩意。

在沟通了那么多的客户之后，说实话，他们并不在乎你是不是有一个功能，而是需要一整套解决问题的方案，至于怎么解决，“你组和去吧，然后告诉我，我为整套方案付费。”至于这个能力是技术团队花几个月开发的，还是用别的什么工具一周内搭建的，还是整合的其他合作方的能力，好像没那么重要了。

有所为有所不为，产品做轻一点，才会有更多朋友，因为你变成了资源和能力的整合方。

砍掉所有的项目管理、交互设计、开发等中间环节，直接由需求整合者或者提出方开发应用，这是一个逐渐轻盈的过程。

企业软件市场的丰富业态，小巧灵活的公司模式，让远程协作成为可能，否则一天开不完的会，可能我也没机会在丽江某个古镇的咖啡店敲下这篇文章。

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